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Claves para escoger tu software de gestión hotelera

Son muchos los hoteleros que se dirigen a nosotros diariamente poco antes de abrir su propiedad para conocer con más detalle qué es un software de gestión hotelera o qué deben tener en cuenta a la hora de tomar su decisión final. Algunos de ellos no se lo plantean hasta las semanas previas a la apertura y otros incluso una vez inaugurada la propiedad.

Desde aquí nos gustaría daros algunas ideas que pueden ayudar a  contribuir en vuestra decisión final y haceros la vida más fácil.

Sin embargo, antes de nada, es interesante analizar la evolución de los softwares de gestión hotelera ya que a pesar de haber evolucionado mucho durante los últimos años, no lo ha hecho a la misma velocidad de crucero que otras herramientas en la industria como podrían ser OTA’s, booking engines, channel managers o sistemas de análisis de datos, entre otros.

Los primeros softwares de gestión hotelera aparecieron hace medio siglo como solución de facturación de reservas. A partir de ese momento, y viendo las ventajas que una herramienta de gestión de este tipo proporciona a sus usuarios se empieza a añadir más y más funcionalidad. Algunos de ellos siguen manteniéndose hoy en día debido a la complejidad de reemplazar estos sistemas.

La aparición de internet en los 2.000 empieza a modificar la industria hotelera a través de un cambio en la distribución y con ello empieza la proliferación de OTAs durante las primera década del siglo XXI. Posteriormente, con la aparición de dispositivos móviles, la inmediatez y el usuario final son cada vez más relevantes dando  a la aparición de plataformas de recomendación de precios, CRM y herramientas  de comunicación. Al mismo tiempo que aparecen nuevas soluciones los software de gestión hotelera no sólo se tienen que mantener sino que también se tienen que comunicar con todos esos actores que cada vez son más relevantes. Sin embargo, parece que eso ya se dá por supuesto.

En esta situación, ¿qué variables deberíamos tener en cuenta para elegir nuestro software de gestión hotelera más apropiado?

1. Precio

En un momento en el que existen softwares de gestión hotelera gratuitos y existen soluciones del orden de millones de euros, ¿con cuál debería quedarme?

Es evidente que no hace falta irse ni a un extremo ni a otro. Es muy probable que la primera solución no cumpla los requisitos mínimos y la segunda, a pesar de ser muy costosa, tampoco (os van a intentar cobrar por respirar y encima no va a adaptarse como debería)!

Por tanto, tenemos que seleccionar aquel software de gestión hotelera cuyo coste se pueda adaptar a nuestras necesidades. Para nosotros, las variables que definen los requerimientos mínimos serían

  • Cantidad de habitaciones
  • Calidad de soporte
  • Operativa necesaria
  • Integraciones con terceros

2. Localización y experiencia

Cualquier nativo digital pensaría que la localización del equipo que gestiona una plataforma SaaS es totalmente irrelevante y, en parte, estamos de acuerdo.
 

Sin embargo, tras implementar PMS para hoteles en múltiples ubicaciones hemos llegado a la conclusión de que para gestionar el soporte de un software de gestión hotelera no sirve tener un delegado comercial al que contactar en caso de problema. El PMS para hotel tiene que estar perfectamente adaptado a la legislación de un país y por muy parametrizable que sea la solución, saltar a un nuevo país es siempre un desafío considerable. Cada localización añade sus propias especificaciones y en muchos casos dispone de sus integraciones locales lo que conduce a los proveedores de software de gestión hotelera ser el cuello de botella.

Por tanto, si quieres que te hagan caso y que se valoren tus nuevos desarrollos (bien como integraciones o simplemente como nuevas funcionalidades) nuestra recomendación es confiar en un proveedor local.

3. Especialización

Me encantaría imaginarme una compañía una compañía que tenga la capacidad para desarrollar un buen PMS para hotel, un POS para restaurantes, un Channel Manager, un RMS, un Motor de reseras y además de servicio de márketing digital pero desafortunadamente no existen, y si la existe, desconfía.

Si tu propiedad dispone de un inventario limitado con pocas tipologías y lo más importante, no tienes pensado crecer (que nos parece genial), trabajas con un número reducido de OTAs y tienes un Motor de reservas probablemente no necesites una solución de gestión hotelera sofisticada. Si ese no es el caso nuestra recomendación es que busques un especialista que te pueda aconsejar ya que existen opciones muy vistosas pero poco efectivas 😉

4. Soporte 24/7

No olvides que un establecimiento hotelero (urbano) abre todos los días del año y no siempre tenemos el mismo personal. Por tanto, cualquier momento es bueno para tener un problema o una duda respecto tu software de gestión hotelera. Es importante que siempre que surja ese problema (que surgirá, no sufras) tengas dónde poder resolver tus dudas.

¡Ah! Y tan importante es tener alguien a quién contactar como que ese alguien te entienda a la perfección. Luego, recuerda lo que hemos dicho un par de puntos más atrás.

5. Seguridad

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